Aplicaciones de Logística para Eventos Corporativos

Dalila Bonilla
Los mejores Software de logística para eventos ideales para priorizar tareas y sistematizar procesos de los eventos corporativos
10 minutos de lectura
Herramientas y soluciones


Te ayudaremos a elegir el Software ideal para priorizar tareas y sistematizar procesos.

Actualmente la industria de los eventos corporativos ha ido en crecimiento, lamentablemente con la contingencia actual se ha detenido, sin embargo no podemos quedarnos con los brazos cruzados, debemos comenzar a adaptarnos a esta nueva normalidad, donde lo primordial es comenzar a digitalizar tu empresa, recuerda el que no se mueve se estanca.

Pero comencemos explicando qué es y qué tipo de objetivos puede tener un evento corporativo, se define como un encuentro que reúne a cierta cantidad de personas que se relacionan de forma laboral o comercial con tu empresa u organización. 

Estos encuentros  fungen como un importante canal dentro de las estrategias de comunicación de tu empresa y son mucho más que el lugar donde asisten personas, es “experiencia” así es, es como transmites a tus asistentes la esencia de tu marca o de tu nuevo producto o cualquier tema que elijas, recuerda ¡las experiencias que puedan vivir van a definir la forma la que te ven”

Regularmente los mensajes y el contenido que se expone en un evento corporativo suelen estar relacionados estrechamente con las actividades que ejerce tu empresa, algunos ejemplos de eventos corporativos son los siguientes: 

1.Lanzamientos de nuevos productos

2.Conferencias

3.Inauguraciones

4.Ruedas de Prensa

5.Aniversarios

No debemos olvidar que cada tipo de evento tiene un objetivo específico, por lo tanto la  forma en la que manejemos y logremos organizar la logística de nuestro evento corporativo es sumamente importante: Cuando asistimos a un evento no logramos dimensionar todo aquello que hubo antes del gran día, meses de preparación de todos los involucrados, la logística del evento cubre desde  el lugar donde se llevará a cabo hasta la confirmación del número de asistentes, entre muchas otras cosas más

¿Por qué utilizar una app para la organización de mi evento? 

¡Sistematiza procesos!

Muy sencillo, al realizar la logística del evento gestionamos muchos elementos y lo que deseamos es sistematizar los más posibles es decir, utilizar una herramienta que casi realice todo el trabajo por nosotros y existen herramientas que además de ayudarnos a gestionar nuestro tiempo y esfuerzo puedes utilizarlas cada que realices un evento y así concentrarte en lo que realmente te importa, tus asistentes. 

Algunas de las actividades que puedes mejorar o sistematizar  son, las organización de tareas, la facturación y la organización de tus gastos, inclusive la forma en la que mandas las invitaciones y confirmas la asistencia a tu evento.

Aplicaciones para Eventos


¡Dale un toque que creatividad!

Todos los eventos corporativos tiene un objetivo en común y es que sus asistentes “Vivan la experiencia” así es, se convierte en una excelente oportunidad para crear un vínculo y mostrar de primera mano quién es tu marca y lo que ofrece, puede crear pertenencia a tus colaboradores, fidelizar a tus clientes o lograr cerrar grandes negocios o inversiones importantes, pero seguramente te estás preguntando ¿donde entrar las aplicaciones? Muy sencillo, la creatividad y la tecnología con la que realices tu evento es muy importante, existen aplicaciones que te permiten organizar concursos, agregar publicidad sensorial a tu evento e incluso mantener interacción con cada uno de ellos en tus redes sociales o página web. 

Aplicaciones para Eventos


¡Recuerda adaptarte a la nueva normalidad!

Estamos seguros que muchas cosas van a cambiar, las empresas se están viendo obligadas a digitalizar muchos de sus procesos y con todo lo referente a la contingencia es importante que nos adaptemos a esos cambios, muchas empresas comenzaron a realizar eventos de motivación para sus colaboradores, como conciertos o actividades que no hagan olvidar el contacto con sus compañeros de trabajo.

El adaptarnos a esta nueva normalidad no es referente sólo de la empresa para el exterior, también la forma en la que trabajamos dentro de ella ¿cómo realizarías un evento para tus colaboradores durante esta cuarentena?

Aplicaciones para Eventos


Ya expusimos para ti la importancia de contar con una herramienta que te ayude a mejorar los procesos durante la organización de tu evento, ahora queremos mostrarte 3 de las aplicaciones que además de ser las más utilizadas son aquellas que te ayudarán a cubrir la mayoría de  actividades que deben realizarse al organizar un evento. 




 


Quiénes somos

Somos un equipo de ingenieros, diseñadores UX/UI, mercadólogos y analistas en negocios con una única misión: La transformación digital de las empresas.

Desarrollamos software enfocado en negocios.

Conocer Más

Desarrolla software enfocado en negocios

Somos Digita Studio, y podemos desarrollar una solución de digitalización a la medida para ti.

Saber más

Eventtia

¡Antes, durante y después del evento!

Este Software se encarga de gestionar tu evento antes, durante y al término del mismo, pero ¿cómo? Bueno, además de gestionar el registro online, construir un web site, gestionar el networking del evento o crear un poco de marketing para tu evento, esta aplicación te permite cubrir muchos más aspectos que te mencionaremos a continuación. 

El valor agregado es que cuenta con diferentes línea de Software que puedes utilizar según lo que necesites, te las explicamos a continuación para que las conozcas. 

  1. Gestión de Eventos

Las herramientas para gestión de eventos, ayudan a simplificar los procesos logísticos que pueden llevarte más del tiempo deseado, además es una excelente forma de planificar cada una de las tareas de tu equipo.

  • Registro Online: Diseñaron su plataforma de eventos, donde integraron un módulo fácil de digerir donde tus asistentes podrán registrarse o inclusive vender las entradas si es un evento externo. 
  • Check-In: Cuenta con una móvil de check-in, donde podrás finalmente evitar las largas filas en la entrada, manejando el flujo de ingreso sin grandes complicaciones.
  • Administrador de Tareas:  Esta app te permite obtener un control total sobre el flujo de trabajo al planificar y llevar a cabo eventos. Al tener acceso a su administrador de tareas, estarás completamente equipado para administrar mejor el trabajo de tu equipo.
  • Programación del Evento: A menudo, tu evento puede tener una gran variedad de dinámicas. Este Software te permite programar distintas actividades, administrar los espacios y realizar actualizaciones en tiempo real.

  1. Networking

Realizar networking es una de las principales razones por las que las grandes empresas deciden asistir a numerosos eventos, convenciones o expos, así que es importante considerar la forma en la que gestionas u organizas dichas sesiones. 

  • Perfiles de Networking: Te permite segmentar tu audiencia y facilita el matchmaking entre diferentes grupos como vendedores y compradores, emprendedores e inversionistas, etc.
  • Engagement antes del evento: Alienta a tus asistentes a conectarse con otros participantes ofreciéndoles un espacio de interacción en línea previo al evento.
  • Categoría de Negocios: Al diseñar tu rueda de negocios o networking, tendrás la posibilidad de segmentar tus asistentes en dos categorías de negocios: "busco" y "ofrezco"
  1. Plataforma de Marketing

Cuando deseamos promover un evento y no somos expertos en marketing es mucho muy complicado, pues desde las invitaciones a los asistentes, hasta el posicionamiento de tu evento (se se trata de venta de boletos etc). En este Software te ofrecen las siguientes soluciones. 

  • Email marketing: Si deseas promover tu evento eficientemente, prepárate a enviar emails, antes, y después de tu evento. Este Software te permite no solo promover tu evento también recordarle a tus asistentes que continuas al pendiente de ellos.
  • Notificaciones SMS: Puedes mandar a tus asistentes mensajes de texto con notificaciones del evento, así es puedes programarlos y así ellos estarán al pendiente de cada actividad. 
Este Software te permite realizar un periodo de prueba, esto es importante pues así puedes analizar si en verdad es lo que buscas. 

EventBoost

¡Gestión de la organización!

Un Software que conoce a los organizadores de eventos, pues les muestra con diferentes herramientas la flexibilidad dentro de la gestión y organización. Brinda a los organizadores herramientas que les permiten crear invitaciones corporativas, formularios de inscripción, confirmaciones automatizadas, registro y gestión de evento. 

Te compartimos algunas de las herramientas que pueden serte de utilidad. 

  1. Creación y Gestión de Eventos

Dentro de esta herramienta el Software te permite configurar detalles específicos de tu evento como: 

  • Uso privado o público de tu evento: El registro y el check-in de tu evento puedes establecerlo para un número o personas en específico o si es un evento abierto puedes medir el número de asistentes que llegaron a tu evento. 
  • Localización de tu evento: Muchos usuarios tienen problemas con las ubicaciones de evento, en este Software te permite colocar la dirección del lugar en Google Map, además de que puedes configurarlo con el calendario de Google para poder organizar la agenda de tu evento y así tus asistentes puedan verlo cuando deseen. 
  • Cualquier tipo de evento: Este Software es para cualquier tipo de evento, desde una cena hasta una expo o convención. 
  1. Gestión de Lista de Invitados Online

La lista de tus asistentes es una de las partes más importantes dentro de la organización de tu evento, este Software te permite gestionar diferentes herramientas para poder organizar correctamente la lista de tus asistentes. 

  • Crea tu lista de asistentes: Para este Software debes utilizar un archivo de origen donde ya tengas a tus asistentes, puedes editar cualquier dato al respecto además de que te permite crear listas específicas según tu evento o actividad que realices dentro de tu evento. 
  • Monitorea la lista de registro: Puedes ver en tiempo real quienes de tus invitados si asistieron o hicieron Check-in en tu evento. 
  • Reporte de tu lista de asistentes: Este Software realiza un reporte de cada asistente, si se registró en tu evento o en más de una actividad si es que la realizaste y así te permite medir qué tan efectivo fue y qué cosas puedes mejorar. 
Además de lo que ya hemos mencionado, este Software cuenta con herramientas que te permiten generar acreditaciones personalizadas, registro online y una aplicación para que puedas hacerlo todo desde cualquier lugar. ¿Qué te parece?

Odoo

¡100% Online! 

Este Software va a un público que organiza eventos donde la entradas salen a la venta, pues gestiona desde las invitaciones, hasta los ponentes de tu evento. Queremos mostrarte algunas de las herramientas que te pueden ser de utilidad. 

  1. Organización de Calendario

Si tienes problemas con la organización  de ponentes o actividades durante tu evento, esta herramienta te puede ser de mucha utilidad pues te ayuda en lo siguiente: 

  • Organizar a tus ponentes, agenda su participación y tema de conferencia así ellos podrán prepararse con tiempo. 
  • Agenda de tu evento que podrán ver tus asistentes y así conocer las diferentes actividades que se realizarán.
  1. Entradas Online. 

Como mencionamos antes esta aplicación es utilizada principalmente por quienes organizan eventos con un precio establecido en las entradas, por eso este Software te permite definir las condiciones con las que deseas vender las entradas com el precio. 

  • Decide su tu evento será público o si pondrás un precio por entrada, si el evento es público puedes hacer que los asistentes se registren y así obtener una base de datos que después podrás utilizar. 
  • Define los diferentes métodos de pago con los que tus asistentes pueden adquirir las entradas a tu evento.
  • Marketing, este software te permite promover tu evento en canales como redes sociales y mailing. 
Si eres un organizador de eventos que se encuentren en la categoría de conciertos, galerías o ferias, esta aplicación es para ti. 
En Digita Estudio reunimos lo mejor de cada Aplicación en la siguiente infografía. 

¿Necesitas una solución a la medida?

Somos Digita Studio, y podemos desarrollar una solución de digitalización a la medida para ti.

Encontrar solución
Quiénes somos

Somos un equipo de ingenieros, diseñadores UX/UI, mercadólogos y analistas en negocios con una única misión: La transformación digital de las empresas.

Desarrollamos software enfocado en negocios.