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6 recomendaciones para elegir el CRM correcto para tu empresa

9 minutos de lectura
Ideación y Planeación del Negocio
Alain S.
Content Manager
Encontrar el CRM (Customer Relationship Management) adecuado para tu empresa es fundamental, pues te ayudará a conocer mejor a tus clientes y ponerlos en el centro de tus estrategias.

El CRM es una herramienta desarrollada que sirve para ayudar a todos  los equipos de ventas y marketing. Sobre todo  para  lograr gestionar la manera en la que se relacionan con sus clientes y prospectos.

Una mejor  descripción de CRM puede ser: software para la administración de la relación con los clientes.

Anteriormente las empresas utilizaban sistemas diferentes  para agendar reuniones, programar sus citas  o inclusive tener una base de datos de sus clientes. 

Lo más clásico es que muchas empresas  lo hacían en  las hojas de cálculo de excel. En fin, era una tarea muy complicada de llevar, desorganizada, y sobre todo, se perdía una gran cantidad de tiempo y en muchas ocasiones de información. 

¿Qué es un CRM?  (Customer Relationship Management)

Un CRM es una herramienta tecnológica que es utilizada  para la organización y administración de los contactos de una empresa. 

Su función principal es ayudar a sus usuarios a organizar toda la información de sus clientes. También a organizar las actividades que deben cumplir con los mismos y recopilar estadísticas sobre su proyecto. 

Un CRM te puede ayudar a:

  • Gestionar suscriptores vía correo electrónico 
  • Organizar y rastrear información relevante que nos permite encontrar nuevos prospectos
  • Gestionar oportunidades de venta
  • Administrar el trabajo de tu equipo de marketing y ventas para medir sus resultados.
  • Centralizar la información.
  • Aumentar la productividad comercial.
  • Realizar campañas de marketing específicas.
  • Disponer de los datos de tu negocio en tiempo real.
  • Agilizar y mejorar la atención de tus clientes.

Estas son 6 recomendaciones importantes que debes seguir para Elegir el CRM correcto

1.- Define bien tus objetivos

Para definir bien tus objetivos debes primero identificar cuáles son tus necesidades, es muy importante conocer los objetivos de todos los departamentos de la empresa para tomar la mejor decisión, esto es muy importante para elegir el CRM correcto. 

Debes entender y analizar cuáles son las características más importantes de los objetivos de tu empresa. ya que de esta forma podrás entender el éxito o fracaso de un proyecto, en la mayoría de ocasiones. Los objetivos empresariales sirven para delimitar estrategias y actuar como una guía efectiva en el desarrollo del crecimiento empresarial. Al final, son la brújula que delimitará el camino a seguir para obtener los fines propuestos.

Ninguna empresa de menor tamaño logró crecer sus venteas y alcanzar el éxito empresarial, sin antes tener la planificación de una serie de objetivos prácticos y necesarios

¿Cómo deberían ser los objetivos empresariales para que fueran efectivos?

A continuación, para poder Definir correctamente cuales son tus objetivos te recomiendo leer la siguiente Guía; "Cómo crear objetivos SMART para tu empresa (con ejemplos)"

2.-Ajusta tu presupuesto al CRM que tu empresa necesita

Debes tener en cuenta y a consideración las características principales del software, sus funcionalidades y su precio, aunque puede parecer algo obvio, la mayoría de las personas que están buscando un CRM no toma en cuenta esto aspectos.

Para Hacer un presupuesto previo para este proyecto es importante tomar en cuenta cuáles serán los gastos y beneficios que se van a plantear Es una estimación sobre las necesidades y beneficios que se pueden tener

¿Cómo elaborar un presupuesto?

Elaborar un presupuesto no es fácil, aunque no lo parezca debes tener en cuenta muchas cosas, y no se debe olvidar ninguna, una mala planificación de los presupuestos puede dar lugar a consecuencias graves.

Para hacer un presupuesto correctamente debes tener en cuenta lo siguiente;

  • Cuánto dinero se necesita.
  • Las consecuencias de la planificación de actividades, replanteando los planes de acción.
  • Cuándo se necesitará dinero para las actividades.
  • Es una base de la contabilidad y transparencia financiera.

Los tres pasos básicos de la elaboración del presupuesto  son la planeación, la coordinación y el control, A la hora de elaborar el presupuesto hay que pensar en dos cosas claves: optimizar el presupuesto y conseguir los mejores resultados con este presupuesto.

3-Analiza los equipos tecnológicos en uso de tu empresa

Hacer un Análisis previo a una elección de CRM es importante para que escojas de forma más acertada un software, de esta forma podrás intervenir en  puntos específicos acerca de dónde comenzar, cómo adoptar el CRM, con qué se debe integrar, etc.

De no hacer esto previamente a la elección del software tu empresa podría  implicar altos costes y procesos de mantenimientos cada vez más complejos. Además de depender en exceso del proveedor.

4- Haz parte del CRM a todos los trabajadores de tu empresa


Así como en decidir que CRM es el más adecuado y en la información del mismo es importante que tus trabajadores estén implicados en ello. La desinformación puede generar desconfianza, además lo más adecuado sería capacitarlos para poder utilizar el Software de forma correcta. 

Para evitar esto, debes invertir tiempo y dinero en la formación de todo tu equipo profesional para poder aprovechar bien la inversión. Es importante explicarles a todos tus trabajadores la importancia y los beneficios del CRM que te gustaría adquirir, para lograr una actitud positiva en ellos.


 5- Escoge un software que sea escalable

Las características pueden variar, no es lo mismo un CRM para empresas pequeñas que un CRM para empresas grandes, por eso  es importante tomar la elección adecuada. 

Debes tomar en cuenta el crecimiento de tu empresa y para tomar le mejor decisión es importante mirar a futuro y no quedarse solamente en el presente, es fundamental que el CRM de tu elección se adapte al crecimiento de tu empresa y que sus funciones respondan a las necesidades que se presenten en el futuro.

¿Qué es la escalabilidad en un sistema?

La escalabilidad del software se refiere a su capacidad para manejar una carga creciente de datos y trabajo, dicho de otra forma, la capacidad de un sistema para seguir satisfaciendo las necesidades de tu empresa mientras crece.

Esto debes tomar en cuenta para saber si EL CRM es escalable o no; 

  • Módulos 
  • Usuarios.
  • Reportes.
  • Movilidad.

¿El software ERP que estás seleccionando funciona en teléfonos inteligentes y tabletas? ¿Funciona desde varias ubicaciones?, si la respuesta es no, tus colaboradores pueden ver limitado su desempeño, el aumento en el uso de dispositivos móviles, la disposición de los colaboradores por tener herramientas de trabajo en sus propios dispositivos, representa una oportunidad para extender su desempeño, a medida que la empresa crece, también lo hará la variedad de dispositivos en la oficina.

6- mide y califica los resultados obtenidos. 

Algo muy importante que no puedes dejar pasar es el hecho de medir y calificar los resultados obtenidos, este paso siempre es importante para saber cómo actuar, que debes modificar, y que podemos seguir aportando.

Debes planificar con frecuencia los análisis que debes hacer para mejorar y también evaluar los avances de tu empresa y revisar que se estén cumpliendo los objetivos correctamente. 

Debes evaluar 3 cosas muy importantes;

1- El uso correcto  que dan los usuarios al software

Analiza si el software esta siendo utilizado correctamente por los usuarios, de no ser así debes identificar cual es el problema y atenderlo.

2-Los resultados de cada área que utiliza el CRM

Es normal que el CRM sea más funcional en una área que en otra, debes medir los resultados de cada área para saber donde estás teniendo más productividad

3-Los resultados globales de la organización.

Por ultimo es importante hacer un análisis Global del CRM en tu empresa para poder evaluar los resultados.



Conclusión

Los cambios tecnológicos son más comunes y se dan cuando se identifica una necesidad en la empresa, es por ello que es fundamental saber cuales son tus necesidades y el motivo principal para empezar con la búsqueda de un CRM, es necesario definir cual es tu presupuesto base para la elección del Software

Cuantas más variables midas mejor, pero céntrate en base a lo que querías conseguir en un principio cuando marcaste tus objetivos iniciales. Trata de no desviarte y no te agobies con más indicadores de los necesarios. Sólo así podrás saber cual es el CRM ideal para tu empresa.


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